تدارکات داخلی

سيستم تداركات داخلی به منظور مدیریت خرید های کالا و خدمات برون سازمانی تهیه گردیده است. از مشخصه های اصلی این سیستم کنترل یکپارچه برروی روند خرید از ابتدا تا انتها می باشد. این کنترلها از بعد مقداری و هم از بعد ریالی انجام می شود. خرید به موقع با مقادیر مشخص و از منابع تامین مطمئن از مشخصه های کنترلی در سیستم می باشد. از طرفی این سیستم به منظور تکمیل چرخه گردش کالا در مجموعه سیستمهای مدیریت کالا هم استفاده می شود.

 اين امر باعث مي‌شود تا اين سيستم به عنوان يكي از سيستم‌هاي گروه مدیریت كالا در زنجيره ردیابی محصول قرار گيرد و به عنوان  حلقه ای از اين زنجيره، معرف منابع تامين كننده كالاها و ساير اطلاعات خريد آن‌ها باشد.

اصلي ترين واحدهاي استفاده كننده از اين سيستم در يك شركت يا سازمان، واحدهاي بازرگاني داخلي و خارجي مي‌باشند. واحدهاي ديگر سازمان نيز به عناوين مختلف با سيستم ارتباط خواهند داشت مانند واحدهاي صادر كننده درخواست خريد.

استفاده از اين سيستم باعث مي‌گردد تا مراحل خريد به صورت استاندارد و با قوانين يكسان انجام شود. وجود قوانين و استانداردهاي مشخص باعث مي‌شود تا بتوان كنترل‌هاي مضاعف را بر روي مراحل خريد اعمال كرد و از وضعيت خريدها مطلع گشت.

با استفاده از اين سيستم پیگیری خريدها و مراحل طي شده هر خريد به راحتي امكان‌پذير خواهد شد.

به علاوه نگهداري اطلاعات منابع تامين و خريدها و استعلام‌هاي انجام شده از آنها و امتيازدهي به آن‌ها در زيرسيستم ارزيابي فروشندگان، امكان تصميم گيري انتخاب منابع يك خريد را براي مسئولان مربوطه آسان‌تر مي‌سازد.

 
  • دريافت نیازهای واحدهای مختلف در قالب پيش درخواست خريد به صورت مکانیزه 
  • صدور درخواست انجام خدمات از واحدهاي مختلف
  • كنترل مبالغ خريد با توجه به اعتبارات تخصيص داده شده در بودجه 
  • انتقال اطلاعات به خاطر برقراري ارتباط بين چند سيستم تداركات در نقاط مختلف 
  • امكان معرفي مراحل پيگيري براي درخواست‌ها، استعلام‌ها، قراردادها و سفارش‌هاي خريد توسط كاربر سيستم 
  • امكان معرفي اطلاعات تكميلي براي درخواست‌ها، استعلام‌ها، قراردادها و سفارش‌هاي خريد و مراحل پيگيري آن‌ها توسط كاربر سيستم
  • امكان معرفي اطلاعات تكميلي براي اكثر زيرموضوع‌هاي سيستم توسط كاربر مانند اقلام درخواست، فروشندگان استعلام، فاكتورهاي درخواست وجه و ...
  • امكان خريد كالاهاي بدون كاردكس انبار كه در انبار رسيد نمي‌شوند
  • امکان قیمت گذاری رسید های خرید انبار از روی فاکتور خرید
  • امكان ارزيابي پيمانكاران براساس اطلاعات موجود در سيستم
  • امكان ارسال پيغام هاي مناسب در مراحل مختلف خريد براي كاربران
  • برقراري ارتباط با سيستم انبار براي ثبت رسيدهاي خريد
  • برقراري ارتباط با سيستم خزانه‌داري براي صدور انواع درخواست‌هاي پرداخت از مالي
  • برقراري ارتباط با سيستم بودجه براي كنترل مبلغي خريدها
  • برقراري ارتباط با سيستم‌هاي انبار، فروش، توليد وPM  براي دریافت درخواست‌هاي در راه و دريافت نيازهاي خريد هر واحد
  • قابليت برقراري ارتباط با چند سيستم تداركات براي تكميل چرخه خريد در چند نقطه مختلف
  • قابليت برقراري ارتباط با سيستم كنترل توليد براي اجراي سفارش‌هاي ساخت برون سازماني و پیش بینی کالاهای مورد نیاز در آینده
  • قابليت برقراري ارتباط بين قراردادهاي خريد در تداركات با قراردادهاي صادر شده در سيستم قراردادها 
  • قابليت ثبت اسناد حسابداری فاكتورهاي خريد در سيستم حسابداري
  • قابليت ارجاع يك قلم درخواست به چند كارشناس خريد و به مقدار دلخواه
  • قابليت خريد يك قلم درخواست از منابع تامين داخلي و خارجي به مقدار دلخواه
  • قابليت ايجاد گردش كار براي عمليات اصلي سيستم 

 

  • تهیه گزارش‌هاي پارامتریک و متنوع براي تهيه خروجي‌هاي مورد نياز در امرتداركات
  • امكان طراحي نامحدود خروجي‌هاي هر گزارش بر اساس نياز كاربر توسط خود كاربر
  • امكان ثبت خروجي گزارش‌ها با فرمت‌هاي مختلف شناخته شده مانندExcel  و ...
  • امكانEmail  گزارش‌ها
  • گزارش انتخابي 

انجام مراحل خريد از صدور درخواست خريد آغاز شده و پس از طي كردن مراحل مختلف خريد مانند تایيد درخواست خريد، صدور استعلام، تامين اعتبار، صدور سفارش خريد، درخواست وجه و... با رسيد خريد و تعيين قيمت تمام شده كالاي خريداري شده پايان مي‌يابد. در بعضي از مواقع، محدوده آغاز و پايان گسترده‌تر شده و شروع آن از برنامه‌ريزي توليد، نقطه سفارش انبار و ... آغاز شده و تا صدور سند رسيدهاي خريد انبار نيز ادامه مي‌يابد. به علت گستردگي مراحل خريد، هر مرحله از خريد مي‌تواند در يك واحد از سازمان كه دست اندر كار انجام آن مرحله مي‌باشد،  تكميل گردد. با تقسيم درست وظايف بين كاربران مختلف، تكميل اطلاعات خريد و تغذيه آن به سيستم مكانيزه امکانات وسیعی جهت پیگیری خریدهابدست می آید.

نمونه‌اي از فرآيند خريد كه به صورت كاملاً پارامتريك تعريف مي‌شود مي‌تواند به شرح زیر باشد: 

  • دريافت پيش درخواست‌هاي خريد از ساير سيستم‌هاوواحدها
  • ثبت درخواست‌هاي خريد
  • ثبت استعلام‌هاي صادره، جواب‌هاي فروشندگان و تعيين فروشنده برنده
  • كنترل مقداري قراردادهاي خريد
  • ثبت سفارش‌هاي خريد براي فروشندگان 
  • ثبت درخواست‌هاي وجه بابت خريدها از واحد مالي
  • ثبت فاكتورهاي فروشندگان 
  • تامين اعتبار خريدها و كنترل رديف بودجه اختصاص يافته
  • ثبت ارتباط رسيدهاي خريد انبار با فاكتورهاي خريد براي مشخص شدن اتمام خريد
  • ثبت امتيازهاي ارزيابي شده پيمانكاران 
  •  
  • صدور درخواست خريد براي قسمت‌هاي مختلف به همراه دسترسي‌هاي خاص هر كاربر
  • صدور درخواست خريد از روي پيش درخواست‌هاي خريد 
  • صدور استعلام‌هاي خريد و دريافت جواب‌هاي استعلام و تعيين برنده استعلام وتبدیل آن به سفارش خرید
  • امكان ثبت خلاصه‌اي از قرارداد براي پيگيري روند پيشرفت مقداري قرارداد خريد
  • صدور سفارش خريد براي فروشندگان
  • امكان برقراري ارتباط چند به چند بين سفارش خريد و درخواست خريد 
  • امكان اتصال سفارش خريد به قراردادهاي خريد و يا استعلام‌ها
  • امكان معرفي پارتي‌هاي حمل سفارش‌ها
  • برنامه‌ريزي حمل سفارش‌ها و تهيه گزارش‌هاي كنترلي
  • ثبت و نگهداري مشخصات كامل منابع تامين
  • امكان انجام درخواست‌هاي ساخت خارج ازسازمان از طریق سيستم كنترل توليد
  • كنترل مقداري و ريالي قراردادهاي خريد از طریق  سيستم قراردادها
  • دريافت مكانيزه نيازهاي خريد از ساير سيستم‌ها به صورت پيش درخواست خريد
  • امكان معرفي پارامتريك اطلاعات تکمیلی  براي موضوع‌هاي اصلي خريد شامل درخواست خريد، سفارش‌هاي خريد داخلي و خارجي، استعلام، قرارداد و درخواست وجه
  • امكان معرفي هر نوع اطلاعات مورد نياز جديد مرتبط با مراحل پيگيري و موضوع‌هاي اصلي خريد و امكان گزارش‌گيري از اطلاعات فوق
  • ارزيابي فروشندگان به وسيله معرفي پارامترهاي ارزيابي و امتيازدهي به فروشندگان و كنترل خريد از فروشندگاني كه امتياز كافي را ندارند
  • مشاركت در قيمت‌گذاري رسيدهاي انبار بر اساس قيمت‌هاي ثبت شده براي سفارش‌هاي خريد
  • امكان انتقال اطلاعات بين سيستم‌هاي تداركات در مواقعي كه احتياج به نصب سيستم تداركات يك شركت در نسخه هاي متفاوت باشد
  • ثبت درخواست‌هاي وجه و انتقال به سيستم خزانه‌داري و تعيين وضعيت هر درخواست وجه 
  • امكان كنترل اعتبار خريدها با توجه به اعتبارات تخصيص داده شده به خريد در سيستم بودجه
  • امكان ارجاع يك قلم درخواست به چند كارشناس خريد به مقدار دلخواه
  • امكان خريد يك قلم درخواست از منابع تامين داخلي و خارجي به مقدار دلخواه
  • امكان معرفي گردش كار براي عمليات اصلي سيستم
تدارکات  داخلی