دبیرخانه و پیگیری مکاتبات

سیستم دبيرخانه نماد ايران سيستمي جامع براي ثبت و پيگيري نامه هاست. سيستمي است كه جايگزين دفتر انديكاتور دستي در دبيرخانه و دفاتر انديكاتور داخلي در قسمتهاي سازمان مي شود و باجمع آوري و اتصال تمامي اطلاعات، علاوه بر سهولت پيگيري نامه ها از سوي كليه سطوح مديريتي، كنترلي كامل را بر حفظ امنيت نامه در برابر دسترسي افراد غير مجاز، اعمال مي نمايد.
 

  • ثبت انواع نامه(وارده،صادره وداخلی)
  • ثبت پیش نویس نامه های صادره و داخلی
  • گردش پیش نویس تا ثبت نهایی به عنوان نامه توسط سیستم
  • ارجاع بر اساس ساختار سازمانی و ارجاعات آزاد
  • تعریف دسترسی های خارج از چارت 
  • تعریف گروه های کاربری و کاربران
  • پیگیری مکاتبات بر اساس ساختار درختی ارجاعات
  • عملیات متنوع کارتابل از قبیل ارجاع،اقدام،پیگیری و...
  • جست و جوی پیشرفته نامه بر اساس تمام اطلاعات دخیل در نامه
  • امکان الصاق انواع فایل های ضمیمه 
  • ثبت نامه های مرتبط با هم و مشاهده آنها به صورت یک جا

امکانات عمومي

  • امكان تعريف دبيرخانه هاي مجزا
  • پشتيباني از دبيرخانه متمركز،نيمه متمركز،غير متمركز
  • امكان تعريف دفاتر انديكاتور مجزا
  • امكان تعريف چارت سازماني
  • امكان تعريف مجوزهاي دسترسي خارج از چارت سازماني
  • امكان تعريف نمونه امضا براي اشخاص
  • نمايش چارت سازماني به صورت گراف
  • امكان تعريف سازمانها و افراد طرف مكاتبه
  • امكان انتساب يك فرد يا شركت به گروههاي مختلف(كاربران،مشتريان،طرف مكاتبه،كارفرما،پيمانكار و ...)
  • امكان تعريف الگوهاي شماره دهي به انواع نامه
  • امكان تعريف انواع طبقه بندي
  • امكان انتساب سطح دسترسي به افراد
  • امكان تعيين امضاكنندگان و اقدام كنندگان نامه
  • امكان تعريف دسترسي مديريتي به ازاي هر سيستم
  • استفاده از انواع دسترسي هاي متنوع و كاربردي
  • تعريف كاربر و گروههاي كاربري
  • سفارشي سازي دسترسي كاربران به منوها و امكانات و عمليات سيستم
  • امكان يادداشت گذاري
  • امكان ثبت پيام هاي عمومي
  • Notification آنلاين
  • امكان سفارشي كردن كليه جدولهاي(گريد) نمايش اطلاعات
  • حفظ آخرين تنظيمات كاربر در صفحات مختلف
  • امكان چاپ فايلهاي اسكن و ضميمه
  • امكان گروه بندي و تهيه اطلاعات آماري از جداول(گريد) هاي نمايش اطلاعات
  • امكان تعريف انواع "علت ارجاع"
  • امكان پيكربندي سيستم بر اساس نياز هاي سازمان
  • نمايش پيغامهاي مناسب و تفكيك شده 
  • انتقال خودكار نامه ها از كارتابل فرد قبلي به جديد
  • حذف کاغذ در کلیه مراحل گردش مکاتبات از تهیه پیش نویس تا ثبت نهایی نامه
  • تعریف انواع دبیرخانه(متمرکز،نیمه متمرکز و غیرمتمرکز)
  • ورود و ثبت آسان اطلاعات در کلیه صفحات
  • استفاده از نرم افزار Microsoft  Word جهت تهیه متن
  • تعریف انواع قالب های متن نامه عمومی و شخصی
  • جایگزینی خودکار کاراکترهای نامه در قالب متن تعریف شده توسط کاربر
  • آگاه نمودن کاربر از تغییرات به صورت آنی

نامه ها

  • امكان ثبت انواع نامه
  • امكان ثبت پيش نويس نامه
  • امكان گردش پيش نويس نامه
  • امكان تهيه نامه صادره و داخلي بدون گردش
  • امكان الصاق انواع فايلها به نامه
  • استفاده از نرم افزار Word برای تهیه متن نامه
  • ارتباط مستقيم با اسكنر
  • امكان ثبت نامه هاي مرتبط(عطف،پيرو و بازگشت)
  • امكان جستجوي نامه هاي مرتبط
  • امكان جستجوي پيشرفته نامه
  • امكان تعريف قالبهاي متن نامه
  • جايگذاري خودكار پارامترهاي نامه در متن بر اساس قالب تعيين شده
  • امكان الصاق خودكار امضا در متن نامه
  • اعمال دسترسي خودكار روي مكاتبات بر اساس عوامل دخيل روي نامه
  • امكان تعريف محل هاي بايگاني با ساختار درختي
  • امكان تعيين محل بايگاني نامه ها
  • امكان تعريف گيرندگان رونوشت درون سازماني براي نامه
  • امكان تعريف گيرندگان رونوشت برون سازماني براي نامه
  • امكان چاپ رسيد نامه
  • امکان سفارشی سازی نحوه نمایش اطلاعات نامه
  • امکان مشاهده پیش نمایش تصاویر نامه
  • تخصيص خودكار شماره نامه در زمان ثبت نامه
  • امكان رزرو نامه
  • امكان تعيين انواع موضوع نامه براي نامه
  • امكان تعيين فوريت براي نامه
  • امكان تعيين نوع ارسال و دريافت نامه
  • امكان استفاده از واژه هاي پركاربرد در ثبت خلاصه نامه
  • امكان انتخاب گروهي گيرندگان نامه
  • امكان ارجاع گروهي نامه
  • توليد شناسه يكتا،شماره نامه،شماره پيگيري براي هر نامه
  • امكان حذف منطقي نامه
  • امكان حذف فيزيكي نامه

كارتابل

  • ايجاد كارتابل براي كليه مديران و كارشناسان 
  • امكان ارجاع بر اساس چارت سازماني
  • امكان ارجاع كاملا آزاد نامه
  • امكان فيلتر كردن اقلام كارتابل 
  • مشاهده پيگيري ارجاعات نامه به صورت درختي
  • مشاهده پيگيري ارجاعات نامه بر اساس ترتيب زماني وقوع رويدادها
  • امكان سفارشي كردن كارتابل
  • اعمال محدوديت بر اساس سطح دسترسي به نامه در روال ثبت و ارجاع نامه
  • امكان تعريف فوريت براي نامه و ارجاع
  • امكان تعيين مهلت پاسخ براي ارجاعات
  • امكان تعريف پوشه هاي كاربري
  • امكان جايگذاري خودكار ارجاعات در پوشه هاي كاربري بر اساس قوانين تعريف شده كاربر
  • امكان ياداشت گذاري روي نامه هاي موجود در كارتابل
  • امكان تعريف پي نوشت هاي خصوصي
  • امكان الصاق فايلهاي ضميمه خصوصي
  • مطلع كردن امضا كننده هر نامه بعد از ثبت نامه هاي داخلي و صادره
  • امكان اولويت دهي به قوانين ارجاع
  • امكان تعيين انوع ارجاع اقدامي يا غير اقدامي
  • امكان تعريف پي نوشت هاي پر كاربرد براي هر كاربر و تعیین کلید میان بر برای آن
  • امكان تعريف شرح هاي اقدام پر كاربرد براي هر كاربر و تعیین کلید میان بر برای آن
  • قالب بندي و متمايز كردن ارجاعات بر اساس خوانده شده/نشده و فوريت ارجاع
  • ثبت تاريخ و زمان رويت ،اقدام ،خاتمه و ارجاع هر ارجاع
  • بازگشت از ارجاع براي حذف ارجاعات ناخواسته
  • امكان مشاهده فايلهاي ضميمه در اندازه هاي مختلف بر اساس سليقه كاربران