دبیرخانه و پیگیری مکاتبات

سیستم دبيرخانه نماد ايران سيستمي جامع براي ثبت و پيگيري نامه هاست. سيستمي است كه جايگزين دفتر انديكاتور دستي در دبيرخانه و دفاتر انديكاتور داخلي در قسمتهاي سازمان مي شود و باجمع آوري و اتصال تمامي اطلاعات، علاوه بر سهولت پيگيري نامه ها از سوي كليه سطوح مديريتي، كنترلي كامل را بر حفظ امنيت نامه در برابر دسترسي افراد غير مجاز، اعمال مي نمايد.
 

 

  •     ثبت انواع نامه(وارده،صادره وداخلی)
  •     ثبت پیش نویس نامه های صادره و داخلی
  •     گردش پیش نویس تا ثبت نهایی به عنوان نامه توسط سیستم
  •     ارجاع بر اساس ساختار سازمانی و ارجاعات آزاد
  •     تعریف دسترسی های خارج از چارت
  •     تعریف گروه های کاربری و کاربران
  •     پیگیری مکاتبات بر اساس ساختار درختی ارجاعات
  •     عملیات متنوع کارتابل از قبیل ارجاع،اقدام،پیگیری و...
  •     جست و جوی پیشرفته نامه بر اساس تمام اطلاعات دخیل در نامه
  •     امکان الصاق انواع فایل های ضمیمه
  •     ثبت نامه های مرتبط با هم و مشاهده آنها به صورت یک جا
  •     امكان ثبت انواع نامه
  •     امكان ثبت پيش نويس نامه
  •     امكان گردش پيش نويس نامه
  •     امكان تهيه نامه صادره و داخلي بدون گردش
  •     امكان الصاق انواع فايلها به نامه
  •     ارتباط مستقيم با نرم افزارهاي OFFICE
  •     ارتباط مستقيم با اسكنر
  •     دريافت فكس
  •     ارسال فكس
  •     امكان ثبت نامه هاي مرتبط(عطف،پيرو و بازگشت)
  •     امكان جستجوي نامه هاي مرتبط
  •     امكان جستجوي پيشرفته نامه
  •     امكان تعريف قالبهاي متن نامه
  •     جايگذاري خودكار پارامترهاي نامه در متن بر اساس قالب تعيين شده
  •     امكان الصاق خودكار امضا در متن نامه
  •     اعمال دسترسي خودكار روي مكاتبات بر اساس عوامل دخيل روي نامه
  •     امكان تعريف محل هاي بايگاني با ساختار درختي
  •     امكان تعيين محل بايگاني نامه ها
  •     امكان تعريف گيرندگان رونوشت درون سازماني براي نامه
  •     امكان تعريف گيرندگان رونوشت برون سازماني براي نامه
  •     امكان چاپ رسيد نامه
  •     امکان سفارشی سازی نحوه نمایش اطلاعات نامه
  •     امکان مشاهده پیش نمایش تصاویر نامه
  •     تخصيص خودكار شماره نامه در زمان ثبت نامه
  •     امكان رزرو نامه
  •     امكان تعيين انواع موضوع نامه براي نامه
  •     امكان تعيين فوريت براي نامه
  •     امكان تعيين نوع ارسال و دريافت نامه
  •     امكان استفاده از واژه هاي پركاربرد در ثبت خلاصه نامه
  •     امكان انتخاب گروهي گيرندگان نامه
  •     امكان ارجاع گروهي نامه
  •     توليد شناسه يكتا،شماره نامه،شماره پيگيري براي هر نامه
  •     امكان حذف منطقي نامه
  •     امكان حذف فيزيكي نامه
     

 

  • حذف کاغذ در کلیه مراحل گردش مکاتبات از تهیه پیش نویس تا ثبت نهایی نامه
  • تعریف انواع دبیرخانه(متمرکز،نیمه متمرکز و غیرمتمرکز)
  • ورود و ثبت آسان اطلاعات در کلیه صفحات
  • استفاده از نرم افزار Microsoft Word جهت تهیه متن نامه           
  • تعریف انواع قالب های متن نامه عمومی و شخصی
  • جایگزینی خودکار کاراکترهای نامه در قالب متن تعریف شده توسط کاربر
  • آگاه نمودن کاربر از تغییرات به صورت آنی

 

  • امكان تعريف دبيرخانه هاي مجزا
  • پشتيباني از دبيرخانه متمركز،نيمه متمركز،غير متمركز
  • امكان تعريف دفاتر انديكاتور مجزا
  • امكان تعريف چارت سازماني
  • امكان تعريف مجوزهاي دسترسي خارج از چارت سازماني
  • امكان تعريف نمونه امضا براي اشخاص
  • نمايش چارت سازماني به صورت گراف
  • امكان تعريف سازمانها و افراد طرف مكاتبه
  • امكان انتساب يك فرد يا شركت به گروههاي مختلف(كاربران،مشتريان،طرف مكاتبه،كارفرما،پيمانكار و ...)
  • امكان تعريف الگوهاي شماره دهي به انواع نامه
  • امكان تعريف انواع طبقه بندي
  • امكان انتساب سطح دسترسي به افراد
  • امكان تعيين امضاكنندگان و اقدام كنندگان نامه
  • امكان تعريف دسترسي مديريتي به ازاي هر سيستم
  • استفاده از انواع دسترسي هاي متنوع و كاربردي
  • تعريف كاربر و گروههاي كاربري
  • سفارشي سازي دسترسي كاربران به منوها و امكانات و عمليات سيستم
  • امكان يادداشت گذاري
  • امكان ثبت پيام هاي عمومي
  • Notification آنلاين
  • امكان سفارشي كردن كليه جدولهاي(گريد) نمايش اطلاعات
  • حفظ آخرين تنظيمات كاربر در صفحات مختلف
  • امكان چاپ فايلهاي اسكن و ضميمه
  • امكان گروه بندي و تهيه اطلاعات آماري از جداول(گريد) هاي نمايش اطلاعات
  • امكان تعريف انواع "علت ارجاع"
  • امكان پيكربندي سيستم بر اساس نياز هاي سازمان
  • نمايش پيغامهاي مناسب و تفكيك شده
  • انتقال خودكار نامه ها از كارتابل فرد قبلي به جديد